「ジョハリの窓」という考え方をご存知でしょうか。
「自分」と「他人」という２つの軸をもとに、「自分も他人も知っている自己」「自分が知っていて他人が知らない自己」「他人が知っていて自分が知らない自己」「自分も他人も知らない自己」と分類するコミュニケーションモデルです。
私は、日頃、プロジェクトにおける情報の共有という面において、この「ジョハリの窓」によって、プロジェクト内に存在する情報について捉えるようにしています。今回は、このジョハリの窓によって、情報共有の大事さについて説明したいと思います。
増やすべきは、上の図の青い部分「自分も知っていて他人も知っている」のゾーンです。
赤いゾーンは「自分知らないし、他人も知らない」という誰も知らない領域であり、 ある意味仕方ないといえます。(とはいえ、組織としてはなるべくレッドゾーンを減らせるよう努力するべきですが)
組織として、もっとも危険なのは黄色のゾーンの面積が多い場合です。 「自分だけいろいろ知っていて、他の人に共有されていない」もしくは「自分は責任ある立場なのに、知らないことが多い」 などの状態です。
この状態は「情報共有ができていない」状態といえるでしょう。情報共有ができていない組織では、ムダ・非効率な動き、同じ失敗・事故の繰り返しが多くなります。
情報共有不足によってもたらされる事故は、誰かが知っていただけに、「防げた事故」であり、組織に属する人に与える心理的なダメージは大きくなります。
大事なのは、「自分が知っていて、他人が知っている」「他人が知っていて、自分が知っている」という情報が少なからず存在するということを認識し、それを積極的な行動につなげていくことです。
「メールで共有しておこう」
「wikiにあげておこう」
「資料を作成して共有しよう」
「Ａさんが持っている情報を皆に共有してもらおう」
これらの日々の心がけ・活動が、組織の動きを効率化し、その一方、大きな事故を防ぐことになります。また情報を共有することで、情報が新たな発想を呼びこむこともあります。
大きな事故があった場合、教訓になることはありますが、それを取り返すための労力はそれまでにかけた労力以上のものになり、付加価値も生みません。
そのような不毛な活動は、組織としては避けねばなりませんので、そのようにならないためにも、日頃から情報共有の大事さをメンバーに浸透させ、組織として習慣化していくことが、管理者の仕事として大事ではないでしょうか。
