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ビープラウド社長のブログ

株式会社ビープラウドの社長が、日々の思いなどを綴っていきます。

資料を説明する時のちょっとした注意点

資料を作成して、他の人に説明するという場面は、仕事の場で日常あることです。

私がその時に気をつけているのは「こそあど言葉を使用しない」ということです。

「こそあど」とは「これ・それ・あれ・どれ」などの指示代名詞のことです。

説明側は、内容を理解しているので、一度話した事柄に対しては、代名詞を使いたくなります。

しかし、説明を聞いている側は1度聞いた内容でも、100%理解しているわけではなく、理解度は60%だったり、30%だったりします。

その時に説明側が「これが・・・、あれが」などと言い出すと、聞き手側は「えーっと、これというのは・・・」などとやっているうちに、説明に追いつけなくなってしまったり、追いつくのがやっとで、内容を理解し納得するという段階まで辿り着くことができないという事が起こってしまうおそれがあります。

このようなことにならないために、私は資料の説明時には、個別の名前を何度も繰り返したり、たとえ代名詞を使ったとしても、そのあとに重ねて個別の名前で同じ内容を言いなおしたりしています。

それによって、聞き手側は、同じ内容を繰り返し聞くので、それにつれ理解も深まり、説得力も増していきます。

説明の仕方、話のスピードなども大事ですが「こそあど言葉を使わない」ということを気をつけるだけで、とても効果がありますので、是非試してみてはいかがでしょうか。